Déclaration de protection des données

Version du 20 septembre 2023

1. Introduction

Notre Etude de notaires « ARC NOTARIAT, Philippe Munari & Camille Lehnherr », située à Tramelan, Saint-Imier, Sonceboz et La Neuveville respecte votre vie privée. Nous nous engageons à traiter avec soin et responsabilité les informations et les données vous concernant que nous avons obtenues ou collectées et à les traiter dans le respect des dispositions légales applicables en matière de protection des données.

Vous trouverez ci-dessous des informations sur la manière dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous utilisez nos services ou que vous êtes en contact avec nous, que vous communiquez avec nous ou que vous avez affaire à nous d’une autre manière. Nous traitons vos données personnelles dans chacun de nos différents sites dans le cadre de la présente déclaration de protection des données et ainsi notamment pour les mêmes finalités.

La loi cantonale sur la protection des données du canton de Berne s’applique en principe dans la mesure où nous exerçons nos activités professionnelles principales (c’est-à-dire notamment l’établissement d’actes authentiques ainsi que tous les actes préparatoires et d’exécution nécessaires).

2. Nos coordonnées de contact

Nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles et nos coordonnées sont:

ARC NOTARIAT
Place du Marché 5 / Grand-Rue 138
2610 Saint-Imier / 2720 Tramelan
info@arc-notariat.ch

Vous pouvez vous adresser aux adresses susmentionnées par e-mail ou par courrier pour toute demande relative à la protection de vos données personnelles.

3. Données personnelles

Sont des « données personnelles » toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable. Il s’agit de différentes catégories d’informations que vous nous communiquez, telles que votre nom, vos coordonnées, votre adresse e-mail, votre titre, des informations sur l’entreprise pour laquelle vous travaillez, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre numéro AVS, votre historique de client, vos procurations, vos droits de signature, vos déclarations de consentement, des informations financières telles que des informations de paiement, votre adresse IP, des données contractuelles en rapport avec la conclusion ou l’exécution d’un contrat ainsi que d’autres informations vous concernant. Les données statistiques ou les données anonymes qui ne peuvent pas être directement associées à votre personne ne sont pas concernées.

Nous recevons ces données soit directement de vous en tant que personne concernée, soit de la part de tiers éventuellement impliqués, tels que des parties contractantes, des autorités, des banques, des assurances ou d’éventuelles parties adverses. Dans la mesure où cela est autorisé, nous traitons également des données vous concernant que nous avons collectées nous-mêmes, par exemple dans des registres publics ou sur des sites internet. Il s’agit notamment de données de base et de données contractuelles. Si vous nous communiquez des données concernant d’autres personnes, nous partons du principe que vous êtes autorisé à le faire, que ces données sont correctes et que vous avez veillé à ce que ces personnes soient informées de cette communication dans la mesure nécessaire et qu’elles aient donné leur consentement.

Le terme « personne concernée » désigne toute personne physique dont les données personnelles sont traitées; par « traitement » l’on entend toute opération (collecte, enregistrement, conservation, utilisation, modification, communication, archivage, effacement, destruction) portant sur des données personnelles, comme par exemple l’attribution d’un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification ou des données de localisation.

4. Fondements et finalités des traitements de données

Nous traitons vos données personnelles en premier lieu dans le cadre de notre relation contractuelle avec vous et les tiers éventuellement impliqués, et donc dans le but de préparer, conclure, gérer et exécuter des contrats, par exemple pour:

procéder à des clarifications auprès de banques, assurances, gestionnaires de fortune et dans des registres non publics; l’obtention de procurations; la clôture de comptes bancaires; l’obtention de documents privés pour l’établissement d’un inventaire; la réception et le versement de fonds en rapport avec l’exécution de contrats instrumentés en la forme authentique; la rédaction de statuts et de contrats (ne nécessitant pas la forme authentique); la conduite de négociations contractuelles; le conseil juridique et fiscal; les fonctions fiduciaires; les activités en tant qu’exécuteur testamentaire; d’autres prestations de service, par exemple des négociations avec les autorités, la représentation en justice, l’obtention de permis de construire, etc…

En outre, dans la mesure où cela est autorisé et où cela nous semble approprié, nous traitons vos données personnelles et celles d’autres personnes notamment aux fins suivantes, pour lesquelles nous avons un intérêt légitime correspondant:

Pour garantir et améliorer notre fonctionnement, notamment l’informatique ainsi que notre site internet;
à des fins de sécurité (pour la sécurité informatique, la sécurité des bâtiments et des installations et pour la protection de nos collaborateurs et d’autres personnes), c’est-à-dire par exemple pour les contrôles d’accès et d’entrée;
aux fins de notre gestion des risques dans le cadre de notre gouvernance d’entreprise;
pour l’évaluation de l’adresse IP et du pays; ceci toutefois uniquement en cas d’attaques sur l’infrastructure réseau du site internet, ainsi qu’à des fins statistiques.

5. Candidatures

Nous publions occasionnellement des offres d’emplois (par exemple sur notre site internet, sur les portails correspondants, etc…). Vous avez la possibilité de nous envoyer votre candidature par voie postale ou électronique, par exemple via notre site internet. Dans le cadre de ces candidatures (numériques) et également en cas de candidatures spontanées, vos données de candidature sont enregistrées et traitées (électroniquement) par nos soins pour le déroulement de la procédure de candidature.

Si un contrat de travail est conclu à l’issue de la procédure de candidature, nous enregistrons les données transmises dans ce cadre dans votre dossier personnel aux fins du processus organisationnel et administratif habituel – ceci dans le respect des obligations légales.

Si une candidature est rejetée, nous supprimons les données transmises dans un délai de 1 mois après la fin du processus de recrutement. Les données ne sont exceptionnellement pas supprimées si elles doivent être conservées pendant une période plus longue en raison de dispositions légales.

Si vous consentez expressément à ce que vos données soient conservées plus longtemps, par exemple pour votre inscription dans notre base de données de candidats, les données continueront d’être traitées sur la base de votre consentement. Vous pouvez révoquer votre consentement pour le futur à tout moment en nous faisant parvenir une déclaration. Il suffit pour cela de nous en informer à l’adresse mentionnée au point 2. Les traitements effectués jusqu’à cette date ne sont toutefois pas concernés par votre révocation.

6. Tracking et autres technologies liées à l’utilisation de notre site internet

6.1. Utilisation de Google Analytics (ou alternatives)

Nous utilisons Google Analytics sur notre site internet, c’est-à-dire un service d’analyse internet fourni par notre sous-traitant Google Ireland Ltd. (« Google »). Avec Google Analytics, nous pouvons mesurer et évaluer l’utilisation de notre site internet (non personnelle). Dans ce cadre, les cookies permanents installés par Google sont également utilisés. Google peut suivre votre utilisation du site internet et combiner ces informations avec les données d’autres sites internet que vous avez visités et qui sont également suivis par Google. Google peut tout au plus utiliser ces informations à ses propres fins. Le traitement de vos données personnelles par Google relève dès lors de sa responsabilité conformément à sa réglementation en matière de protection des données.

Nous avons configuré le service de manière que l’adresse IP des visiteurs soit raccourcie par Google en Europe avant d’être transmise aux États-Unis et qu’elle ne puisse donc en principe pas être retracée jusqu’à vous. Nous avons également désactivé les fonctions « Transfert de données » et « Signaux » dans les paramètres. Même si nous partons du principe que les informations que nous partageons avec Google ne constituent pas des données personnelles pour Google, il est possible que Google tire de ces données des conclusions sur votre identité à ses propres fins, crée des profils personnels et puisse relier ces données à un éventuel compte Google.

Vous trouverez des informations plus détaillées sur la protection des données par Google Analytics à l’adresse https://support.google.com/analytics/answer/6004245

6.2. Utilisation de Google Maps (ou alternatives)

Nous utilisons Google Maps sur notre site internet. Il s’agit d’un service de cartographie en ligne fourni par la société américaine Google LLC. Il est donc possible que vos données soient transférées aux États-Unis. Avec l’offre de Google Maps, nous pouvons afficher des cartes interactives directement sur le site internet et vous permettre d’utiliser confortablement les fonctions de la carte. Lors de votre visite sur notre site internet, Google est informé que vous avez consulté la sous-page correspondante de notre site, cela indépendamment du fait que vous ayez ou non un compte utilisateur Google via lequel vous êtes connecté. Si vous êtes connecté à Google, vos données seront directement attribuées à votre compte. Si vous ne souhaitez pas être associé à votre profil sur Google, vous devez vous déconnecter avant d’activer le bouton. Google enregistre vos données sous forme de profils d’utilisation et les utilise à des fins de publicité, d’étude de marché et/ou d’adaptation de son site internet aux besoins. Cette évaluation a lieu notamment (même pour les utilisateurs non connectés) pour fournir une publicité adaptée aux besoins et pour informer les autres utilisateurs du réseau social de vos activités sur notre site internet. Vous trouverez de plus amples informations concernant le but et l’étendue de la collecte et du traitement des données par Google ainsi que sur vos droits en la matière et sur les options de paramétrage pour protéger votre vie privée à l’adresse https://policies.google.com/privacy

6.3. Google reCAPTCHA (ou alternatives)

Nous utilisons en partie Google reCAPTCHA sur nos pages internet. L’objectif de reCAPTCHA est de vérifier si la saisie des données dans le formulaire de contact est effectuée par un être humain ou par un programme automatisé. Pour ce faire, reCAPTCHA analyse le comportement du visiteur du site internet à l’aide de différents critères. Cette analyse commence automatiquement dès que le visiteur entre sur le site internet. Pour l’analyse, reCAPTCHA évalue différentes informations (par exemple l’adresse IP, le temps passé par le visiteur sur le site internet ou les mouvements effectués par l’utilisateur avec sa souris). Les données collectées lors de l’analyse sont transmises à Google. Les analyses reCAPTCHA s’effectuent entièrement en arrière-plan. Pour plus d’informations sur Google reCAPTCHA et la déclaration de protection des données de Google, veuillez consulter le lien suivant:
https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/

7. Durée de conservation

Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire ou approprié pour remplir nos obligations contractuelles et légales, ou pour respecter les dispositions légales en vigueur, ou aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Dans la mesure du possible nous anonymisons ou supprimons vos données personnelles dès qu’elles ne sont plus nécessaires, respectivement au plus tard à l’expiration du dé-lai de conservation prescrit par la loi.

Vous pouvez à tout moment demander vous-même la suppression de vos données personnelles en nous envoyant une demande à l’adresse mentionnée au point 2. Nous donnerons suite à votre demande, à moins que nous ne soyons obligés de continuer à conserver vos données personnelles pour d’autres raisons (p. ex. en raison d’une obligation légale de conservation).

8. Droits de la personne concernée

Vous avez en principe le droit de nous demander à tout moment si nous traitons des données personnelles vous concernant. Vous avez également la possibilité de nous demander de rectifier, bloquer ou supprimer vos données personnelles. Exception faite des données dont nous avons besoin pour exécuter des mandats en cours ou pour faire valoir des droits et des prétentions existants, ainsi que les données que nous devons conserver en vertu de dispositions légales. Vous pouvez également vous opposer à la communication de certaines données personnelles. Vous pouvez en outre nous demander de vous restituer les données que vous nous avez transmises.

Vous pouvez à tout moment révoquer le consentement que vous avez donné à l’utilisation de vos données personnelles. Votre révocation se limite toutefois à l’enregistrement et à l’utilisation de données personnelles que nous ne sommes pas autorisés à enregistrer ou à utiliser sans votre consentement en vertu de dispositions légales. Votre révocation n’a en outre aucun effet sur les processus de traitement antérieurs qui ont été effectués sur la base de votre consentement.

Pour faire valoir vos droits, veuillez nous contacter par écrit en justifiant de votre identité (coordonnées au point 2). Nous répondrons volontiers à votre demande, dans la mesure où vos droits ne sont pas limités par des dispositions légales ou par des intérêts publics ou privés prépondérants. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html) fait office d’autorité de surveillance en matière de protection des données.

9. Responsabilité pour les liens

Nous n’exerçons aucune influence sur la conception actuelle et future et sur les contenus des pages liées/associées à notre site internet. Cela est vrai pour tous les liens et tous les renvois figurant dans notre propre offre internet. Le fournisseur de la page à laquelle il a été renvoyé est seul responsable des contenus illégaux, erronés ou incomplets et en particulier des dommages résultant de l’utilisation ou de la non-utilisation de ces informations; celui qui ne fait que renvoyer à la publication concernée par le biais de liens n’en est pas responsable. Nous excluons toute responsabilité dans le cadre de ce qui est autorisé par la loi.

10. Sécurité des données / mesures techniques et opérationnelles

Nous attirons votre attention sur le fait qu’une communication avec nous via l’internet public et librement accessible est liée à certains risques de sécurité sur lesquels nous n’avons aucune influence et aucun moyen de contrôle. Veuillez nous contacter si vous souhaitez communiquer via une connexion sécurisée.

Pour des raisons de sécurité, nous utilisons le cryptage SSL ou TLS pour notre site internet et pour protéger la transmission de contenus confidentiels. Vous reconnaissez une connexion cryptée au fait que la ligne d’adresse du navigateur passe de « http:// » à « https:// » ainsi qu’au symbole du cadenas dans la ligne de votre navigateur. Si le cryptage SSL ou TLS est activé, les données que vous nous transmettez ne peuvent pas être lues par des tiers.

Pour protéger vos données personnelles, nous appliquons en outre des mesures techniques et organisationnelles (TOM). Ces mesures sont régulièrement contrôlées et adaptées.

11. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente déclaration de protection des données. La version actuelle publiée sur notre site internet, respectivement la version que nous vous avons éventuellement remise fait foi. Si vous êtes concerné par la modification de la déclaration de protection des données (par exemple, si vous utilisez un service de newsletter), nous vous informerons de toute modification sous une forme appropriée. La déclaration de protection des données ne crée pas de rapport juridique contractuel ou d’autre rapport juridique formel avec ou pour le compte d’une partie.